Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO – Website, Web-Anwendung und Android-App

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzbeauftragter

3. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, unserer Web-Anwendung und der NexLog-Android-App sowie unseres SaaS-Produkts „NexLog“ erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO. Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dienen diese der sicheren, effizienten und bedarfsgerechten Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Dienste sowie der Kommunikation mit Interessenten und Kunden.

4. Hosting und Infrastruktur

Die Website und Anwendung werden auf Servern bei Strato (Deutschland/EU) betrieben. Offsite-Backups erfolgen bei Hetzner (Deutschland/EU). Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungs- bzw. entsprechende vertragliche Regelungen, soweit erforderlich.

• Lokale DB-Backups: kurzfristig, in der Regel mindestens 7 und längstens ca. 14 Tage.
• Offsite-Backups (Hetzner): tägliche Snapshots für ca. 7 Tage sowie monatliche Ankerpunkte für bis zu ca. 6 Monate.

5. Aufruf der Website (Server-Logs)

Beim Besuch der Website können technisch notwendige Daten verarbeitet werden (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, User-Agent). Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des Betriebs und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherung nur so lange, wie für diese Zwecke erforderlich.

6. Demo-Anfragen / Kontakt

Wenn Sie über das Formular „Demo anfragen“ oder per E-Mail Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Firma, Name, E-Mail, Telefon, Flottengröße, Wunschtermin, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Demo-/Onboarding-Gespräch zu organisieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder f DSGVO).

Speicherung: bis zur Bearbeitung der Anfrage; danach Löschung oder Archivierung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unbearbeitete Anfragen werden nicht unbegrenzt vorgehalten.

7. Kundenkonto und Vertragsdaten

Für registrierte Nutzer (nach gemeinsamem Onboarding) verarbeiten wir Kontodaten (z. B. Name, E-Mail, Rollen, Firmendaten, Nutzungsdaten im Fuhrparkkontext), soweit für die Vertragserfüllung und den Betrieb der Plattform erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Speicherung grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels-/steuerrechtlich) bestehen.

Angemeldete Nutzer können ihr eigenes Benutzerkonto unter Mein Profil → Konto löschen selbst löschen (Bestätigung durch Eingabe der hinterlegten E-Mail-Adresse). Dabei wird das Anmeldekonto und – sofern vorhanden – das verknüpfte Fahrerprofil entfernt. Der einzige Firmen-Admin eines Mandanten muss zuvor einen weiteren Admin ernennen. Mandantenadmins können Nutzer außerdem über die Benutzerverwaltung entfernen. Für weitergehende Löschbegehren (z. B. Mandantendaten insgesamt) wenden Sie sich an die unter Abschnitt 17 genannten Kontakte.

8. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für Abonnements und Zahlungen nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister. Die eigentliche Zahlungsabwicklung (inkl. vollständiger Kartendaten) erfolgt bei Stripe. In NexLog speichern wir insbesondere technische Identifikatoren (z. B. Stripe-Kunden-ID, Payment-Method-ID, PaymentIntent-IDs) sowie Anzeigedaten der Zahlungsmethode (z. B. Marke, letzte vier Ziffern, Ablaufdatum) und Rechnungs-/Kontaktdaten. Vollständige Kreditkartennummern oder CVV werden von uns nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigte Interessen an einer sicheren Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Details: Datenschutzhinweise von Stripe.

9. Telematik (Caruso)

Sofern für Ihren Mandanten das Telematik-Produkt freigeschaltet ist, können Fahrzeug-/Telematikdaten über Caruso bezogen und in NexLog (Web und Android-App) dargestellt werden (z. B. Position, Kilometerstand, Statussignale). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne Produktfreischaltung findet kein entsprechender Abruf statt.

10. E-Mail-Versand

System- und Transaktionsmails (z. B. Onboarding-Einladungen, Passwort-/E-Mail-Änderung) versenden wir über unseren Mailprovider Strato (u. a. Absender onboarding@nexlog.de). Kundenbezogene Fachmails (z. B. OWi-Benennungen, Werkstattkommunikation) werden – soweit konfiguriert – über die SMTP-Einstellungen des jeweiligen Mandanten und mit dessen Absenderadresse versendet.

11. Kartenanzeige

Für Kartenansichten laden wir Kartenkacheln von Drittanbietern auf Basis von OpenStreetMap-Daten. Dabei kann die IP-Adresse an den jeweiligen Kachelanbieter übermittelt werden. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Kartendarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Attribution gemäß OpenStreetMap-/Anbieterangaben.

• Web-Anwendung: Vektorkacheln von OpenFreeMap.
• Android-App: Rasterkacheln über osmdroid (Standardquelle OpenStreetMap/Mapnik).

12. Eigene Nutzungsanalyse (Web)

In der Web-Anwendung setzen wir ein eigenes Analytics-Werkzeug ein, um anonymisiert nachzuvollziehen, wie Nutzer sich bewegen (z. B. Seiten-/Ereignispfade). Es handelt sich um keinen Drittanbieter-Tracker wie Google Analytics. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung von Produkt und Usability (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Android-App enthält derzeit keine eigenen Tracking-SDKs und keine Werbe-SDKs (kein Firebase Analytics, kein Crashlytics, keine Werbenetzwerke).

13. Cookies / Speicherung im Browser

In der Web-Anwendung verwenden wir technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speicherungen (z. B. Session-, CSRF-Schutz). Diese sind für den sicheren Betrieb erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. b DSGVO).

14. Android-App

Die NexLog-Android-App ist ein nativer Client für das NexLog-SaaS-Produkt. Sie authentifiziert Nutzer gegen unsere Server und zeigt bzw. erfasst Fuhrparkdaten im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen. Rechtsgrundlage ist in der Regel die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldung und Sitzung

• E-Mail-Adresse und Passwort werden zur Anmeldung an unsere Server übermittelt.
• Sitzungs-Cookies und begrenzte Profildaten (z. B. Anzeigename, Fahrerstatus) können lokal auf dem Gerät gespeichert werden, um die Anmeldung aufrechtzuerhalten.

Kamera und Fotos

• Mit Ihrer Erlaubnis greift die App auf die Kamera zu bzw. erlaubt die Auswahl von Bildern aus der Galerie (z. B. für Fälle, Protokolle, Dokumente).
• Hochgeladene Fotos werden auf unseren Servern im Mandantenkontext gespeichert und verarbeitet.

Netzwerk und Sicherheit

• Die App kommuniziert mit den NexLog-Servern. In der Produktivumgebung erfolgt die Übertragung verschlüsselt über HTTPS.
• Temporäre Dateien (z. B. Foto-Cache) können lokal auf dem Gerät abgelegt werden.

Karten und Telematik

• Kartenkacheln: siehe Abschnitt 11 (OpenStreetMap/Mapnik über osmdroid).
• Fahrzeugpositionen: siehe Abschnitt 9 (Caruso), sofern freigeschaltet.

Keine Werbung / keine Tracking-SDKs

Die App dient ausschließlich der betrieblichen Nutzung von NexLog. Es werden keine Werbeanzeigen ausgeliefert und derzeit keine Drittanbieter-Analytics- oder Crash-Reporting-SDKs eingebunden.

Konto- und Datenlöschung

Die Kontolöschung erfolgt über die Web-Anwendung unter Mein Profil (siehe Abschnitt 7) bzw. auf Anfrage an die unter Abschnitt 17 genannten Kontakte. Nach Löschung des Kontos ist eine Anmeldung in der App nicht mehr möglich; lokale Sitzungsdaten auf dem Gerät können durch Abmelden bzw. Deinstallation entfernt werden.

15. Speicherdauer (Überblick)

• Demo-/Kontaktanfragen: bis zur Bearbeitung
• Kundendaten / Konten: Vertragsdauer (+ gesetzliche Aufbewahrung, soweit einschlägig); bei Selbstlöschung des Kontos Entfernung des Benutzerkontos und ggf. des verknüpften Fahrerprofils
• Fotos/Dokumente im Fuhrparkkontext: entsprechend Mandanten-/Vertragsdaten und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Backups: siehe Abschnitt 4 (kurzfristig täglich, monatliche Offsite-Anker bis ca. 6 Monate)
• Logs: nur so lange wie für Sicherheit und Betrieb erforderlich
• Lokale App-Sitzungsdaten: bis zur Abmeldung, Kontolöschung oder Deinstallation

16. Weitergabe

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit für die genannten Zwecke erforderlich (z. B. Hosting, Backup, Stripe, Caruso, Mailversand, Kartenkachel-Anbieter) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

17. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an denis@nexlog.de oder info@nexlog.de. Die Löschung des eigenen Benutzerkontos können angemeldete Nutzer zudem selbst unter Mein Profil vornehmen (siehe Abschnitt 7). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

18. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Nutzung des Kundenprodukts ist die Angabe bestimmter Daten erforderlich (z. B. Zugangsdaten, Firmendaten). Ohne diese Daten kann der Vertrag bzw. die Demo-Organisation ggf. nicht durchgeführt werden. Für Kamerafotos in der Android-App ist die Erteilung der Kameraberechtigung erforderlich, soweit Sie Fotos aufnehmen möchten; alternativ kann – soweit angeboten – ein Bild aus der Galerie gewählt werden.

19. Datenschutzbestimmungen von Drittanbietern

Für alle von uns eingesetzten Drittanbieter-Dienste (insbesondere Stripe, Caruso, Strato, Hetzner, OpenFreeMap, OpenStreetMap-/Kartenkachel-Anbieter sowie weitere, soweit im Rahmen der Nutzung eingebunden) gelten zusätzlich die jeweiligen Datenschutzbestimmungen und Vertragsbedingungen dieser Anbieter. Wir empfehlen, diese gesondert zur Kenntnis zu nehmen.

Stand: 29.09.2026. Angaben mit rotem Platzhalter werden nach Vorliegen der finalen Daten ergänzt. Bei wesentlichen Produktänderungen aktualisieren wir diese Erklärung. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website, die Web-Anwendung und die NexLog-Android-App.